Як впоратися з усіма справами

Вам здається, що ви працюєте занадто довго, а встигаєте занадто мало? Ви постійно зайняті, але зовсім не продуктивні? Чи відчуваєте, що ваш час витрачається на чужі справи? Страждаєте від перевтоми?

Якщо на такі питання ви відповідаєте «так», вам допоможуть поради з наших книг по тайм-менеджменту і саморозвитку.

Складайте списки своїх справ

Складання списків справ, які ви збираєтеся завершити сьогодні, на цьому тижні, в цьому році, надзвичайно корисно, тому що допомагає уникнути стресу, підвищити продуктивність і відчути щастя.

Коли ми намагаємося запам'ятати всі справи, які нам належить переробити в найближчому майбутньому, це часто перетворюється в додаткову стресове навантаження. Але якщо ми переносимо список справ на папір, то знімаємо з себе тягар побоювань, що можемо щось забути і заплатити за це високу ціну.

При цьому ми отримуємо можливість розсортувати і структурувати гадану непідйомною гору справ. Використання списків дозволяє на час викинути з голови величезну кількість завдань і повністю зосередитися на найактуальнішою з них.

Коли ми завершуємо справу і викреслюємо його зі списку як виконане, то відчуваємо почуття винагороди. Ми відчуваємо себе успішними, здатними і компетентними, і це піднімає нашу впевненість в собі і підвищує самооцінку. І все це приносить нам відчуття щастя.

Ось кілька простих правил, які стануть в нагоді вам при складанні списків справ.

Вибирайте відповідний вам формат списків. Списки повинні полегшувати вам життя, а не навпаки. Якщо ви звикли до письмового фіксування своїх планів і справ, то для вас природним буде використання блокнотів або щоденника. Якщо ж вам більше подобається робота з сучасною технікою, скористайтеся мобільним телефоном та іншими пристроями.

Нехай списки будуть простими і здійсненними. Чим більш складними виявляться списки ваших справ, то з меншою ймовірністю ви будете строго дотримуватися їх. Додатковим стресом може стати і спроба домогтися занадто великої мети. Замість того щоб намагатися одним махом вирішити величезну задачу, розбийте її на дрібні частини і вирішуйте їх по черзі.

Систематизуйте списки за часом досягнення цілей. Не змішуйте завдання, що вимагають значного часу, з відносно короткостроковими. Запишіть справи, які повинні бути виконані в даний конкретний день, окремо від тих, які можна вирішити пізніше.

Систематизуйте списки цілей за сферами життя. Відокремлюйте списки особистих цілей від робітників. Це дозволить уникнути відволікаючих моментів. Наприклад, якщо ви працюєте зі списком завдань, де позначені терміни завершення робочих проектів, запис «Зателефонувати ветеринара і домовитися про відвідування» відверне вас від важливих справ і послабить увагу.

Аналізуйте хід виконання справ і винагороджуйте себе. В кінці кожного дня переглядайте список справ, щоб побачити, чого вам вдалося досягти. Якщо залишилися невиконані пункти, то при складанні списку на наступний день внесіть їх першими. Якщо ви побачите, що в цей день вам вдалося вирішити особливо складні завдання, нагородите себе за це чимось приємним.

Подолайте схильність до відкладання справ на потім

Напевно, ви чули приказку: «Зволікати та відкладати - тільки час даремно витрачати». Нерідко лише від здатності долати природну для людини схильність до зволікання, від уміння виконувати свою роботу строго по графіку залежить, що вас чекає - успіх або провал.

Зволікають і відтягують майже все. Але чому ж тоді розрізняються високоефективні і низькоефективних працівники? Відповідь проста: високоефективні працівники відкладають ті завдання і види діяльності, які мають невеликий пріоритет. Низькоефективних працівники, навпаки, тягнуть з виконанням завдань, що мають велике значення для компанії і їх кар'єри.

Якщо ви хочете продемонструвати і реалізувати на роботі весь свій потенціал, то повинні прийняти рішення: з сьогоднішнього дня і надалі займатися тільки «креативним зволікання», тобто свідомо і навмисно вирішувати, з виконанням яких завдань ви будете зволікати.

Не відкладайте роботу безсистемно. Порівняйте зі своїм переліком справ і виберіть з нього ті пункти, якими не станете займатися, поки не виконаєте більш важливі завдання.

Нижче - кілька методик, які допоможуть вам сконцентруватися на пріоритетних справах.

Самопрограмування. Всякий раз, коли будете ловити себе на тому, що тягнете з виконанням важливого завдання, починайте енергійно і натхненно вимовляти: «Зроби це зараз! Зроби це зараз! Зроби це зараз! » Повторивши про себе цю фразу раз 10, 20 або 100, ви відчуєте підсвідоме бажання взятися за конкретну роботу і виконати її в першу чергу.

Розподіл «на один укус». Візьміть аркуш паперу і запишіть на ньому все крихітні шажочки, які ви повинні здійснити в певній послідовності - від першого до останнього, - щоб виконати завдання. А потім змусьте себе зробити перший крок зі складеного переліку. Іноді цього буває достатньо, щоб захопитися роботою та швидко пройти наступний крок, і наступний, і всі інші.

Почуття невідкладності. Пам'ятайте золоте правило: «Швидкість - сестра успіху». Прискорте крок. Додайте темп. Рухайтеся трохи швидше. Приступайте до виконання важливих справ негайно, а потім привчите себе проходити весь процес до кінця - поки найважливіші завдання не будуть виконані.

Вчіться говорити немає

Чому ми погоджуємося на обід з приятелем, хоча зайняті важливим проектом? Беремо на себе додаткові обов'язки на прохання шефа, не дивлячись на те, що збиралися приділяти більше часу сім'ї? Допоможемо сусідові, навіть якщо це заважає нашим планам? Все просто: ми боїмося підвести людей або зіпсувати відносини.

Але ми забуваємо, що у нас є право вибору. Не варто перетворювати власне життя в хаос, без кінця вирішуючи чужі проблеми. Говоріть «ні» - і люди почнуть цінувати ваш час. А вам не доведеться кожного разу шкодувати про свою поступливості.

З сьогоднішнього дня постарайтеся на все незначні і «проблемні» прохання говорити немає, а час, що звільнився використовуйте для виконання більш важливого завдання.

Відмовляйте однозначно, але ввічливо. «Я задоволений тим, що ви думали про мене, але боюся, що завантаження не дозволяє» або «Я б дуже хотів, але я страшенно зайнятий». Такі форми відмови дозволять вам і зберегти теплі стосунки зі співрозмовником, і позбутися від непотрібних дрібних завдань, які «засмічують» ваш день.

Ось ще три варіанти ввічливої ​​відмови:

1. «Ні, але». Наприклад, на запрошення випити кави можна відповісти: «Прямо зараз я присвятив себе роботі над важливим проектом. Але я хотів би зустрітися, як тільки закінчу його. Дайте мені знати, якщо ви будете вільні в кінці літа ».

2. «Так, але». Якщо керівник приходить і просить вас щось зробити, спробуйте наступну фразу: «Так, я з радістю візьмуся за це в першу чергу. Який з інших проектів я повинен виключити з числа пріоритетних, щоб направити всю увагу на нову задачу? »

3. «Дозвольте мені спочатку перевірити свій розклад». Ця фраза дасть вам час, щоб подумати, а потім відповісти, що, на жаль, нічого не вийде.

І не забувайте: краще ясне «я збираюся відмовитися», ніж невизначене «я міг би спробувати».

Концентруйтеся тільки на одній меті

Чи буває, що в кінці робочого дня ви дивитеся на годинник і питаєте себе, куди пішло час? Ви були зайняті, але відчуття чогось закінченого немає? Незважаючи на всі ваші зусилля, список невідкладних справ зростає, а не скорочується? Ліки є. І воно називається однозадачних.

Однозадачность - не розкіш. Це необхідність. Ви зможете домогтися набагато більшого, якщо будете все робити по черзі.

Дослідники з Гарвардського університету виявили, що найефективніші працівники переміщають фокус уваги нечасто, а неорганізовані співробітники можуть робити це до 500 разів за робочий день. Загалом, якщо перемикання уваги з завдання на завдання стає для вас звичним, ваша продуктивність знижується.

Якщо ви зараз зайняті більше ніж однією справою, то вашу увагу розосереджено. Єдиний шлях до того, щоб зробити щось добре, - повністю сконцентруватися на задачі.

Практика однозадачности не має на увазі повної відмови від думок, не пов'язаних зі справою, яким ви в даний момент займаєтеся. Просто ви повинні навчитися відсувати такі думки в сторону до моменту, коли зможете перенаправити на них свою увагу.

Для цього заздалегідь приготуйте підручні матеріали, які полегшать вам роботу. Ви можете створити окрему сторінку в рубриці «Нотатки» на своєму смартфоні або використовувати зручний блокнот. Коли вас відвідує ідея, не пов'язана з виконуваною роботою, не дозволяйте їй відвернути вас від розпочатої справи. Просто запишіть її і повертайтеся до свого завдання.

Ігноруйте зовнішні відволікаючі фактори. Уявіть собі, що ви сидите за письмовим столом і розмовляєте по телефону з важливим клієнтом. Несподівано на моніторі комп'ютера з'являється запис: ваші колеги купують щось до обіду в прилеглому кафе. Що вам взяти? Ви швиденько друкуєте відповідь. І в цей момент чуєте голос клієнта: «Так ви згодні на цю пропозицію?» На жаль, ви пропустили той, що він говорив вам секундою раніше.

Такі ситуації виникають часто. Дійсно, боротися з відволікаючими моментами дуже важко. Так що їх потрібно придушувати в зародку. Ми можемо створювати своєрідні «паркани», щоб захистити себе від можливих відволікань.

Перш ніж зосередитися на конкретній справі, підготуйте робоче місце. Вимкніть сигнали, повідомлення та оповіщення на всіх електронних пристроях. Візуальні сигнали на комп'ютері - теж. Якщо ви віддаєте перевагу, щоб вони працювали, закрийте або відверніть від себе монітор. І не підглядайте. Крім того, приведіть в порядок свій робочий стіл. Адже бардак на ньому - теж відволікаючий фактор.

Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»

Чи доводилося вам на роботі відчувати себе втомленим і виснаженим, які втратили всякий смак навіть до улюбленої справи? Якщо так - ви не самотні. Це загальна проблема в наш час. В японській мові вона навіть народила спеціальне слово «кароші» - «смерть від перевтоми на роботі».

У грамотному особистому тайм-менеджменті важливо не тільки кількість часу, але і якість. Тому варто задуматися про те, як організований ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.

Спробуйте згадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок протягом вчорашнього робочого дня? Швидше за все, відпочинок складався стихійно. Відволікся на кілька хвилин на цікаву дискусію в Інтернеті; подзвонив знайомий - поговорив з ним; закрив очі і помріяв; випив чашечку кави.

У такого стихійного відпочинку є ряд мінусів. В першу чергу - він неритмічний, а людина - істота біологічна, яке звикло до різних ритмам. Тому перший принцип, якого варто дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність.

Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу. Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через кожну годину. Можливо - 10 хвилин через 1,5 години.

Важливо і те, чим ви наповнюєте ці п'ятихвилинки. У кожного з нас зазвичай є кілька типових сценаріїв. Наприклад: подзвоню знайомому; вийду покурю; подивлюся що-небудь цікаве в Інтернеті; поллю квіти; вип'ю чашку чаю.

Давайте спробуємо оцінити ступінь «перемикання», яку дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. наприклад:

На 1 бал. Залишаючись на тому ж робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись в той же комп'ютер, напружуючи той же інтелект - почитати щось не по роботі в Інтернеті.

На 2 бали. Залишаючись на тому ж робочому місці, відвернувшись від комп'ютера, поговорити з колегою на неробочі теми.

На 3 бали. Дійти до «курилки» і обговорити там робочі і неробочі питання; випити чаю з колегами. Ми змінили місце розташування, можливо - змінили теми, якими «спантеличений» наш мозок.

На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися на синє небо і зелені дерева, повністю відключитися від офісного середовища.

На 5 балів. Вийти на вулицю, зробити кілька простих вправ, що дозволяють розім'яти суглоби, дати відпочинок втомленим від монітора очам, повністю забути про всі робочі проблеми.

Чим сильніше буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете і відновите сили. Обов'язково залишіть робоче місце, зробіть «фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю - пройдіться по коридору. Якщо працювали з людьми - побудьте на самоті. Якщо аналізували цифри - зателефонуйте хорошому знайомому.